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Comment tenir des réunions efficaces ?

Place à l’économie et aux entreprises ce matin avec le BelRTL Eco. Bruno Wattenbergh a parlé de réunions professionnelles!


Bruno Wattenbergh: Oui, nous sommes vendredi, soyons un peu plus légers je vous propose quelques conseils pour éviter la réunionite improductive, une maladie qui touche la plupart d’entre nous qui travaillent.


Nous passons pas mal de temps en réunions professionnelles sans nécessairement trouver cela très productif ... Est-ce que l’on a une idée de ce que représente ce temps passé en réunion ?


Bruno Wattenbergh: Eh bien, oui. Tout ce qui gère bien se mesure bien et des chercheurs ont mesuré qu’un cadre moyen, dans une entreprise, passe en moyenne seize années de sa carrière en réunion. Et le problème, c’est que si 98% des cadres estiment que ces réunions sont nécessaires, 75% considèrent qu’elles sont le plus souvent une perte de temps.



Et vous nous proposez ce matin quelques trucs et astuces pour rendre les réunions plus efficaces, plus productives ?

Bruno Wattenbergh: Exactement. Et j’ai été les pêcher dans une entreprise, Google, qui a la réputation de ne pas faire les choses conventionnellement, tout en étant très efficiente.


Premier conseil, un seul responsable qui organise mais surtout clôture la réunion ?

Bruno Wattenbergh: Exactement. Chacun doit savoir qui aura le dernier mot. Si il n’y a pas de responsable on risque d’aboutir à un compromis mou peu productif. Pour éviter ce type de résultats, il faut aussi, fixer très clairement les règles de la réunion, quel est l’objectif précis, quelle est la durée ? Obliger par exemple chaque participant à détailler le contenu 24h à l’avance. L’autre avantage d’avoir un responsable de la réunion c’est de s’obliger à résumer les résolutions prises au cours de la réunion par e-mail avec les tâches qui incombent à chacun des participants dans les 48 heures. Sinon, à quoi sert de tenir une réunion ?


Comment faire avec ces réunions organisées chaque semaine à la même heure et où on a l’impression qu’elles ne servent plus à rien ?

Bruno Wattenbergh: Le principe chez Google, c’est que chaque réunion doive avoir un but. Si il n’y a ni agenda, ni but précis, annulez la réunion ou décommandez-vous. Autre règle, évitez les réunions à plus de 8 personnes, elles mobilisent trop de coûteuses ressources humaines sans leur permettre de vraiment contribuer. Commencez aussi et finissez à l'heure, puis quittez la pièce en récapitulant les propos qui se sont tenus. Si la réunion nécessite de durer longtemps, aménagez des pauses dans le programme. Et si vous terminez plus tôt que prévu, ne vous sentez pas obligé de combler le temps qui reste. Plus tôt chacun retourne à son poste, mieux c'est. Enfin, si vous appliquez ces règles, si vous êtes sélectifs, les seules réunions auxquelles vous prendrez part seront celles qui impliquent votre présence. Mais alors, assurez-vous donc d'être attentif, forcez-vous à ne pas lire vos mails sur votre smartphone ou votre ordinateur.


Est-ce que ces règles sont valables pour les brainstormings, ces réunions créatrices ?

Bruno Wattenbergh:Ce sont des réunions, comme les autres. Plus difficiles et importantes encore, donc même règles et encore plus de discipline.

Bruno, pour conclure, le chiffre éco du jour ?
Bruno Wattenbergh:1 milliard d’€ ... Ce serait la contribution totale du secteur bancaire, hors impôt des sociétés et indemnités pour le soutien reçu de l’État, au budget fédéral, soit neuf fois plus qu’en 2007 selon FEBELFIN. Sans compter la participation belge au fonds de résolution européen pour 350 millions, soit à peu près 1,4 milliard d’euros.

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